Toast Payroll: Gestionar la experiencia del formulario W-2

Verificar o actualizar el SSN

Es fundamental usar números de seguro social (SSN) exactos en la declaración de impuestos. Los SSN inexactos o faltantes pueden generar declaraciones de impuestos inexactas, declaraciones de impuestos que no aceptan las agencias tributarias estatales y/o sanciones financieras para los empleadores.. Consulta Nómina Toast: Política de información del número de seguro social (SSN) para obtener más detalles.

Empleados:

• Inicia sesión en Nómina Toast. Verifica tu SSN registrado seleccionando Recuperar SSN en la página Mi Perfil > Perfil. Selecciona Sí por razones comerciales y, luego, selecciona el ícono del ojo.
  • Si el SSN es correcto, no es necesario realizar ninguna otra acción.
  • Si el SSN no es correcto, selecciona Cerrar y elige el botón Editar en la parte superior derecho de la pantalla. Luego, desplázate hasta el campo Número de seguro social e ingresa un SSN exacto. Selecciona Guardar cambios.

Usuarios de RR. HH:

• Ve a Impuestos para consultar qué empleados no tienen su SSN. Localiza cualquier tarea con el formato [Nombre del empleado] no proporcionó su número de Seguro Social en este Centro de Impuestos y utiliza el enlace Proporcionar para ingresar un SSN en el perfil de un empleado.
• Incentiva a tus empleados a verificar sus SSN registrados para reducir el riesgo de recibir formularios W-2 inexactos.

Actualizar el formulario W-4

En cualquier momento durante el año, un empleado puede realizar cambios en la configuración de su formulario W-4 federal u otros formularios de impuestos estatales aplicables. Las actualizaciones de los formularios ajustarán los impuestos retenidos de los salarios de acuerdo con la nueva configuración. La configuración actualizada afectará las retenciones en cualquier nómina futura. No se cambiará ninguna retención anterior. Los montos de impuestos retenidos durante el año aparecen en un formulario W-2.

Empleados:

• Inicia sesión y ve a la pestaña Mi perfil > Impuestos y documentos > Formularios de impuestos.
• Utiliza los formularios W-4 con hipervínculos para realizar modificaciones.

Gerentes y usuarios de RR. HH.:

• Por razones de seguridad, sólo la persona titular del formulario W-4 puede actualizarlo. Ya no está disponible el botón Editar en la página de formularios de impuestos de los usuarios.

Actualizar el método de envío del formulario W-2 para empleados

Empleados:

• Para verificar o cambiar tu selección, inicia sesión en Nómina Toast y selecciona Ver impuestos y documentos en la sección. Selecciona Editar, elige una opción y firma electrónicamente dentro del cuadro.

Gerentes y usuarios de RR. HH.:

• Los empleados que inician sesión en Nómina Toast pueden dar su consentimiento para recibir formularios W-2 electrónicos, en lugar de los correspondientes en papel. Las empresas son responsables de proporcionar un formulario W-2 en papel a los empleados que nunca hayan iniciado sesión o que no hayan dado su consentimiento para recibir un formulario W-2 electrónico. Obtén más información acerca de las regulaciones del IRS sobre la entrega del formulario W-2 electrónico a los empleados.

Configurar el método de impresión del formulario W-2

Usuarios de RR. HH:

Además de las selecciones de envío a los empleados mencionadas anteriormente, los usuarios de HH. RR. pueden alternar cómo reciben los formularios W-2 de los empleados que eligieron una copia en papel. Los empleadores pueden optar por imprimir los formularios ellos mismos o que Toast los imprima por una tarifa. En ambos casos, tu empresa será responsable de distribuirlos. Toast no puede enviar por correo electrónico el formulario W-2 a los empleados, ya que el formulario contiene el SSN completo del empleado.

• Para realizar una selección, ve a Impuestos y localiza el botón selector en el Centro de impuestos. Puedes cambiar esta configuración a partir de abril de cada año y se bloqueará después de enviar tu última nómina de cada año.
  • Si este selector se configuró en Imprimir por tu cuenta, Toast creará archivos PDF que contienen los formularios W-2 para los empleados que eligieron recibir una copia en papel. El 19 de enero de 2025, vuelve a “Impuestos” y selecciona el botón Formularios W-2 en papel de 2024. Descargarás un archivo PDF de todos los formularios W-2 en papel que podrás imprimir por tu cuenta.
  • Si se configuró en Enviar por correo electrónico a la empresa, Nómina Toast imprimirá los formularios por USD 5 cada uno y te los enviará. Los gastos de envío y el impuesto sobre las ventas no se incluyen en este importe. Se enviará un solo paquete de formularios W-2 impresos para cada FEIN a las direcciones de envío que tenemos registradas. Toast no puede enviar formularios W-2 directamente a sus empleados.
  • Este selector no estará disponible si todos los miembros del personal de tu empresa eligieron utilizar el formulario W-2 electrónico.

Cuándo están disponibles los formularios W-2

Los formularios W-2 se cargarán en el sistema Nómina Toast el domingo 19 de enero de 2025 . Puedes publicar, en un área de mucho tránsito de tu restaurante, un aviso sobre cuándo y dónde los empleados pueden acceder a sus formularios W-2. Si decidiste no utilizar la impresión autoservicio, puedes esperar que los formularios W-2 impresos lleguen a una ubicación central de tu empresa alrededor del 19 de enero de 2025.

Localizar y descargar los formularios W-2

Empleados y exempleados:

• Para acceder a tu formulario W-2 electrónico, inicia sesión en Nómina Toast y selecciona el enlace de descarga en el banner azul de la parte superior de la página.
• Puedes usar esta versión electrónica para hacer tu declaración de impuestos anual. Los formularios W-2 electrónicos están disponibles para todos los empleados, independientemente de si eligieron un formulario W-2 electrónico o en papel. Si no diste tu consentimiento para recibir un formulario W-2 electrónico, tu empleador te enviará una copia impresa.
• Para mantener la seguridad de la información, Toast no puede enviar formularios W-2 al correo electrónico o la dirección particular de un empleado.

Usuarios de RR. HH:

• Ve hasta el Centro de impuestos seleccionando Impuestos. Según las selecciones y el tamaño de tu empresa, tal vez puedas descargar el formulario W-2 desde más de un lugar.
• Si alguno de tus empleados optó por usar el formulario W-2 en papel, verás un botón Formulario W-2 en papel de 2024 en el banner de la parte superior de la página. Es tu responsabilidad enviar una copia impresa de este archivo a cada empleado. La fecha límite de la Administración del Seguro Social (SSA) para enviar por correo (o aplicar un matasellos) estos formularios a los empleados es el viernes 31 de enero de 2025.
• Si también deseas enviar el formulario W-2 de los empleados que optaron por una copia electrónica, selecciona el ícono de descarga (flecha hacia abajo) en la sección Empleados que eligieron el formulario W-2 electrónico en el Centro de impuestos .

Imprimir el formulario W-2

En resumen, los formularios W-2 se pueden imprimir en papel estándar con una impresora estándar. Si el Formulario W-2 está cortado, se imprime en dos páginas o se imprime en el reverso de la misma página, ajusta dos configuraciones de la impresora:

• ¡NUEVO! El nuevo formato del formulario W-2 de Nómina Toast no requiere ningún cambio en la configuración de la impresora. Puedes imprimir directamente desde el PDF y se imprimirá correctamente.
• Visita Nómina Toast: Descargar e imprimir el formulario W-2 (para empleadores) para obtener más detalles.

Distribuir el formulario W-2

Empleadores:

• Recuerda que solo debes distribuir el formulario W-2 a los empleados que optaron por recibir una copia impresa. Los empleados que optaron por una copia electrónica obtendrán los formularios W-2 por su cuenta siguiendo las instrucciones incluidas en Nómina Toast: Encontrar tu formulario W-2.
• ¡NUEVO! El formato del Formulario W-2 cambió (las direcciones de la empresa y de los empleados ahora están alineadas a la izquierda). Si tienes empleados que optaron por enviar el formulario W-2 en papel, puedes utilizar un estilo de sobres más común para enviarles el formulario por correo.

Leer el formulario W-2

Si necesitas comprender mejor la información de tu formulario W-2, puedes consultar un breve en Nómina Toast: Comprender el formulario W-2. Nómina Toast no puede brindar asesoramiento sobre la situación tributaria o la declaración impositiva específica de un individuo. Comunícate con un contador o un profesional de impuestos para obtener más ayuda.

Errores en el formulario W-2

Empleados:

• Si encuentras un error en un formulario W-2, comunícate con tu gerente o con el equipo de RR. HH. Nómina Toast no puede ayudar directamente a los empleados que tienen estos problemas.

Empleadores:

• Si el nombre o la dirección del empleado son incorrectos, generalmente se pueden corregir sin enmiendas ni pagos de ninguna tarifa.
• Si el error está relacionado con el número de seguro social del empleado o con un monto de salario/deducción/impuesto, es posible que se requiera una enmienda y el pago de una tarifa. Si es necesario enmendar un formulario W-2, ten en cuenta que existe una prohibición de enmiendas durante los meses de enero, abril, julio y octubre.
• Las prohibiciones de enmiendas se producen porque las enmiendas no se procesan durante los períodos de declaraciones trimestrales. Cualquier solicitud de modificación realizada durante estos plazos se atenderá después de que se haya procesado el trimestre más reciente completado.

Otras preguntas

Si surgen otras preguntas sobre la declaración de impuestos, Nómina Toast no puede brindar asesoramiento sobre cómo declararlos o por qué los números se calculan de la manera en que lo hacen. Tal vez te resulte útil ponerte en contacto con un contador/profesional de impuestos o revisar estas publicaciones:

• Tablas de impuestos del IRS
• Guía del empleador del IRS
• Calculador de retenciones de impuestos del IRS
• Formulario W-4 de una persona en Nómina Toast